BAB SIKLUS PENDAPATAN : PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS(part 3)

3. PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR

              Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai :
• Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
• Semua transaksi dicatat dengan akurat.
• Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
• Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
• Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
• Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

A.     MASALAH-MASALAH UMUM PENGENDALIAN INTERNAL

ANCAMAN

1.Kehilangan data

2.Kinerja yang buruk

PROSEDUR PENGENDALIAN

1.Prosedur cadangan kerugian dari bencana

2.Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

B.      PERTIMBANGAN PENGENDALIAN INTERNAL

ü     Entri pesanan penjualan

            ANCAMAN :

•Pesanan pelanggan tidak lengkap atau tidak akurat

•Penjualan kredit memiliki catatan kredit yang buruk

•Legitimasi pesanan

•Habisnya persediaan, biaya penggudangan dan diskon

PROSEDUR PENGENDALIAN :

•Pemeriksaan edit entri data

•Persetujuan kredit oleh bagian kredit

•Tanda tangan dokumen

•Sistem pengendalian persediaan

ü     Penagihan dan piutang usaha

ANCAMAN :

1.Kegagalan menagih pelanggan

2.Kesalahan dalam penagihan

3.Kesalahan dalam memasukan data ketika memperbaharui piutang

PROSEDUR PENGENDALIAN :

1.Pemisahan fungsi pengeriman dan penagihan

2.Pemberian nomer dokumen pengiriman secara periodic

ü     Pengiriman

ANCAMAN :

•Kesalahan pengiriman

•Pencurian persediaan

PROSEDUR PENGENDALIAN:

•Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu dan slip pengepakan

•Pengendalian aplikasi entri data

•Batasi akses fisik kepersediaan

ü     PENAGIHAN KAS

ANCAMAN :

1.Pencurian kas

PROSEDUR PENGENDALIAN :

1.Pemisahan tugas

2.Rekonsiliasi periodik laporan bank

Sumber :

http://jajusuf.blogspot.com/2012/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

http://jajusuf.blogspot.com/2012/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

BAB SIKLUS PENDAPATAN : PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS(part 2)

2. PROSEDUR PEMROSESAN INFORMASI

Apakah contoh prosedur pemrosesan informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

Model Data Siklus Pendapatan
              SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

• The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.
• A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:
– Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan
– SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Sumber :

http://jajusuf.blogspot.com/2012/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

http://jajusuf.blogspot.com/2012/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

BAB SIKLUS PENDAPATAN : PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS

1. AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN

·         Entri pesanan penjualan

Fungsi entri pesanan penjualan mencakup aktivitas utama, yaitu :

a)      Mengambil pesanan penjualan

b)      Persetujuan kredit

c)      Memeriksa persediaan

d)      Menjawab permintaan pelanggan

Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:
- Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan
- Uji kewajaran
- Persetujuan kredit
- Otorisasi umum, Batas kredit
- Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Kemudian  Internally generated documents produced by sales order entry:
- Pesanan penjualan
- Slip pengepakan
- Kartu pengambilan barang

·         Pengiriman

Bagian ini mencakup aktivitas :

ü  Pengambilan dan Pengepakan pesananan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengmbilan dan pengepakan.

ü  Pengiriman pesanan

Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.

·         Penagihan dan piutang usaha

Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:
1. Invoicing customer (Penagihan)

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.

2. Maintaining customer accounts (Pemeliharaan data piutang usaha)

Fungsi piutang usaha yaitumenggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

Dua cara dasar atau metode untuk mengurus data piutang usaha

ü  Metode faktur terbuka

Para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah faktur tiap penjualan

ü  Metode pembayaran gabungan

Para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkanpada lap[oran bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan

Type of billing system (Jenis sistem penagihan) :

•Postbilling system: invoices are prepared after a copy of the bill of ladings is receiving from the shipping department. Postbilling system Are comon in manufacturing companies.

 (Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim).

•Prebilling system: invoices are prepared(but not sent) as soon as the order is approved.

(Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui)

·         Penagihan kas

Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:
1. Kasir
2. Fungsi piutang dagang

Keputusan-keputusan  penting dan Kebutuhan Informasi:
1. Pentingnya pengurangn pencurian kas.
2. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
3. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

Dokumen, catatan, dan prosedur:
1. Cek diterima dan dikirim (disimpan).
2. Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
3. The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

 

Sumber :

http://jajusuf.blogspot.com/2012/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

http://jajusuf.blogspot.com/2012/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html